Огледайте се добре в „огледалата” (Фирмата през кризата)

Това е втората статия от поредицата „Фирмата през кризата”.

Вие сте ръководител на фирма или на някое от нейните звена. Знаете ли как изглеждате като ръководител? Не в обикновените огледала, а в тези, които показват вашите способности като мениджър и лидер. Ползвате ли такива „огледала”? Каква обективна оценка получавате за вашите качества?

Обичайният отговор на такива въпроси е: „Щом фирмата работи добре и дава положителни резултати, това означава, че добре я ръководя”. Колкото и обективен да изглежда този критерий, неговата обективност е само привидна. В благоприятна среда за работа на фирмата могат да се получават положителни резултати и при посредствено ръководство. Това в много голяма степен се отнася за фирми в браншове с висока норма на печалба.

При обща криза – икономическа и финансова – нормите на печалба като правило намаляват. И ако до сега сте се чувствали комфортно като ръководител и сте смятали, че ръководите добре своята организация, то при настъпването на кризата и навлизането й и във вашия бранш, може да се окаже, че способностите ви като ръководител са недостатъчни. Това ще създаде сериозни проблеми на ръководената от вас организация, включително и до фатални резултати.

Можете ли да направите нещо? Можете ли да подобрите своите способности като ръководител? Отговорът е „да”.

Първото и най-важно условие е да осъзнаете необходимостта от подобряване на тези свои способности. Второто е да предприемете активни и решителни действия в това направление. Останалото е въпрос на технология, голяма част от която може и да ви е известна.

Всяко целенасочено действие се нуждае от информация. Как да получите необходимата ви информация за това в кои направления да развиете своите способности на ръководител. Така както можете да установите дали външният ви вид е добър от всякъде като използвате система от две или повече огледала, така и за установяване на това какво не е в ред у вас като ръководител можете да настроите система от „огледала”, които да ви покажат това.

Какво и как можете да използвате като „огледало”?

На първо място това е вашата способност да се дистанцирате от себе си и да оцените по нов начин своите действия като ръководител. Вашите интелектуални способности за безпристрастен анализ са основното „огледало”, което ще използвате през целия процес на „оглеждане”. Тук са важни вашите познания по методите за такива анализи и умението да ги използвате. Но както не можете да си огледате добре гърба с едно огледало, така и тук са ви нужни и други „огледала”.

Другите „огледала” са хората, с които работите и живеете. Това са хората от вашето обкръжение в организацията, всички останали работници и служители. Тук могат да бъдат включени и партньори от други фирми. Ценна информация можете да получите и от хората от семейния ви кръг, които дори и да не са в течение на конкретната ви дейност, имат впечатления върху това, как ви се отразяват различните проблеми в работата.

Дали ще получите верни или деформирани отражения, зависи от умението ви да водите разговори с посочените хора, да ги предизвикате към откритост и откровеност. От повечето работници и служители от организацията можете да получите необходимата ви информация, като водите разговори за проблемите, които те виждат в работата. Малко ще са хората, които открито ще ви кажат, че даден проблем произтича от начина ви на ръководство. Ако сте проявявали авторитарен и даже деспотичен стил на ръководство, не очаквайте големи резултати. И все пак резултатът зависи преди всичко от умението ви да предразполагате към откровен разговор, от това да можете да убедите конкретния човек, че ще сте благодарен за всяко откровено мнение. С кои хора ще изберете да разговаряте зависи от вас. Препоръчително е да разговаряте с „критикарите” и „мърморковците”. От тях ще получите най-ценната информация, дори и да са пресилени и в някои случаи твърде субективни в преценките си. Йесмените, тоест хората които винаги и със всичко са съгласни, няма да са ви от голяма полза. Те може и да „погалят” вашето самочувствие, но не това ви е нужно.

Всички мнения, които ще получите са субективни, но в своята съвкупност те ще дадат достатъчно обективна картина. Обективността на картината много зависи от вас самите. Човек винаги е склонен да игнорира нелицеприятната информация и да колекционира само приятната. Трябва да положите необходимите усилия това да не стане така. Трябва да се преборите вътрешно със самолюбието си, а то у много ръководители е хипертрофирано до големи размери.

Ако успеете във всичко това, ще получите една достатъчно обективна картина за реалния ви принос в успехите и неуспехите на фирмата. Ще можете да оцените дали вашият стил на ръководство съдейства или пречи на успешната дейност, дали съответства на спецификата на организацията или е в противоречие с нея. Ще можете да откриете и посоката в която трябва да промените стила си.

Стилът на ръководство се подценява от много ръководители. Не се познава неговото огромно значение за резултатите от дейността на организацията и особено за нейното развитие и конкурентоспособност. Това се потвърждава и от дискусиите, които водим в курса. Стилът на ръководство е неразделна част от културата на организацията и е изключително важен фактор за нейното развитие и за все по-голямо съответствие със спецификата на функционирането й, както и за успешното й адаптиране към постоянно променящата се среда. А това придобива първостепенно значение при големите промени, които настъпват при финансова и икономическа криза.

Да „запушим течовете” (Фирмата през кризата)

Това е първата от поредица от статии по проблемите на справянето с кризата. Тъмната сянка на кризата е надвиснала над света и започва осезателно да влияе на живота на хората. Тя особено силно притеснява хората на бизнеса, които носят отговорност не само за семействата си, но и за фирмите, които ръководят и за хората в тях. Надявам се тази поредица да ви е от полза при справянето с проблемите, породени от кризата.

Относително благоприятните условия за бизнеса през последните години позволиха на много фирми да работят успешно и без особени проблеми, реализирайки относително добри приходи и печалби. Това се отнасяше и за фирми без особено висока производителност на труда и висока ефективност. На мнозина им бе „широко около врата”. Днес обстоятелствата са други и те изискват други резултати от мениджмънта на фирмата.

Една от първите стъпки в подготовката на фирмата за преодоляване на кризата е „запушването на течовете”. „Течове” са всички обстоятелства във фирмата, които водят до повишени разходи на енергия, суровини, работно време, машинен ресурс и до преки финансови загуби.

Ако считате, че при вас всичко е наред и нямате „течове”, то тогава фирмата ви е готова за среща със кризата. Но, това е валидно само ако вашето мнение за фирмата е основано на задълбочен и обективен системен анализ на цялостния бизнес процес и на всички негови подпроцеси. В противен случай просто се заблуждавате.

Извършвате ли системен анализ на бизнес процесите във фирмата? Ако отговорът е „да”, вие сте „напред с материала” и сте се осигурили с едно от най-важните условия за преодоляване на кризата. Ако отговорът е „не”, не отлагайте и почнете незабавно. Ако не знаете как, привлечете външни специалисти и консултанти. Не можете ли да си го позволите в момента, мобилизирайте възможностите на хората от фирмата.

Започнете и сами да мислите върху тези проблеми, като ползвате чист лист хартия, върху който да „рисувате” процесите, започвайки от реализирания продукт назад по пътя на неговото създаване. Така, само с логични разсъждения ще можете да очертаете основния процес и да разкриете всички процеси, които като притоци на река се вливат в него. Привлечете вашите сътрудници и специалисти от фирмата за участие в тази дейност. Консултирате се и с хората, които непосредствено изпълняват конкретни процеси.

Оценявайте всеки процес от различни гледни точки:

 начина на протичане на процеса – възможен ли е по-рационален начин от гледна точка на производителност и на получаваното качество?

 ангажираните в процеса хора – може ли да са по-малко без да пострадат характеристиките на процеса?

 изразходваната енергия – какви са възможностите за намаляване?

 влагани суровини и материали – възможно ли е намаляване на разхода им и на отпадъците, които се получават?

 процесите, изпълнявани във взаимодействие с други фирми – необходими ли са, финансово изгодни ли са, съдържат ли възможности за подобрение?

Ще откриете много нерационално изградени процеси, непълноценно използвани човешки ресурси, преразходи на енергия, суровини и материали, недостатъчно използвани възможности за по-високо качество на продуктите. Това са „течовете” във фирмата. Колкото по-висока е била до сега нормата на печалба на фирмата, толкова повече „течове” ще откриете. Високата норма „разглезва”, а ниската дисциплинира.

Проверете внимателно за липсващи процеси. След това огледайте добре фирмата и вижте има ли нещо в нея, което е останало извън процесите. Ако има, това също е „теч”.

Потърсете и намерете решение за „запушване” на всеки от „течовете”. Реализирайте тези решения. Ще освободите значителни ресурси. Използвайте ги да увеличите устойчивостта на фирмата. За някои от начините за използване на свободните ресурси за тази цел ще говорим в следващи статии от поредицата. Това ще бъде и "основна червена нишка" в курса.